Niet het allerleukste onderwerp om het over te hebben, dat snappen we, maar belangrijk is het wel. Want hoe goed heb jij je zaken als ondernemer geregeld, voor je nabestaanden én je medewerkers, in het geval jou iets overkomt en je er plotseling niet meer bent of niets meer kunt. BDO-adviseurs Anne-Marie Nijman en Edith Nobels vertellen in deze aflevering over het voorbereid zijn op zo’n onverwachte situatie. Want wat nou als je als ondernemer geheel onverwacht in botsing komt met de spreekwoordelijke boom?

Wie regelt wat
“Je bent er niet meer of je bent er nog wel maar je kan niks meer. Voor beide situaties zou je op voorhand moeten weten: wat moet er dan geregeld worden?” gaat Anne-Marie Nijman van start. Allereerst is het belangrijk onderscheid te maken tussen ‘eigenaarschap’ en ‘leidinggevende’. \"Als een aandeelhouder overlijdt, hoeft dat voor een bedrijf niet direct een probleem te zijn. Als er een goede bedrijfsleider op de zaak zit, zijn er - los van het persoonlijke verhaal - niet meteen gevolgen voor de continuïteit van een bedrijf. Maar als er sprake is van een bedrijfsleider, praat je vaak al over een middelgrote- tot grote organisatie. Bij kleine bedrijven zitten het eigenaarschap, de leidinggevende rol en zeggenschap meestal verenigd in één persoon. Dan is het een ingewikkelder verhaal.”

Terug naar de eerdergenoemde boom. Stel, je krijgt op weg naar je bedrijf een ernstig ongeluk en je bent langdurig niet in staat te werken. Wie betaalt dan de salarissen, wie regelt de belastingen, wie stuurt het bedrijf aan…? In de meeste gevallen zijn dit zaken die bij kleine bedrijven worden geregeld door de ondernemer zelf. Kun jij antwoord geven als iemand de volgende vragen stelt: in hoeverre is je partner op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de onderneming; kan hij/zij automatisch alles overnemen? En wat als je geen partner hebt? Of geen erfgenamen in de directe familie, of wel erfgenamen, maar zij willen de erfenis niet accepteren? Wie doet dan de afwikkeling van het bedrijf? Of neemt de dagelijkse leiding - al dan niet tijdelijk - over? Edith Nobels licht toe: “Er zijn twee scenario’s waarover je als ondernemer moet nadenken. Scenario 1, je wordt ziek of kunt door andere omstandigheden (tijdelijk of langdurig) niet werken en/of je bent niet in staat beslissingen te nemen. Wat heb je dan geregeld op het gebied van financiën, je personeel - heel simpel bijvoorbeeld: wie betaalt de salarissen uit? -, kortom, wat moet je regelen om te zorgen dat jouw bedrijf ook zonder jouw aanwezigheid (tijdelijk) door kan? En scenario 2: wat nou als je onverwacht overlijdt? Om het goed te regelen en je nabestaanden ontzorgd achter te laten, én voor de continuïteit van je bedrijf en je medewerkers, is het belangrijk bij leven en welzijn op papier te zetten hoe je wilt dat zaken geregeld worden.” We gaan dieper in op beide scenario’s.

Wat als
Natuurlijk, wanneer je ziek wordt en je weet dat je einde nadert, is er vaak nog genoeg tijd om zaken te regelen en te zorgen voor een goede overdracht. Maar om te voorkomen dat de dood je overvalt en je nabestaanden en/of medewerkers worden overspoeld door een enorme papierwinkel of geen idee hebben wat ze moeten doen om het bedrijf draaiende te houden, is het belangrijk om bij leven en welzijn je wensen kenbaar te maken.

In het geval er sprake is van een (onverwacht) overlijden, moet allereerst worden bepaald wie de erfgenamen zijn. De formele papierwinkel kan een poosje duren, tot die tijd luidt de vraag: is er op papier geregeld dat er iemand binnen het bedrijf is die de leiding kan nemen over de dagelijkse gang van zaken? Opdrachten uitvoeren, bankzaken regelen… Als de DGA degene is die alles regelt, is het belangrijk om van te voren vast te stellen: \'als ik er niet meer ben, of als ik het niet meer kan, zou ik willen dat persoon X deze zaken overneemt’. Doe je dat op voorhand niet, dan moet dat allemaal onderzocht en geregeld worden op het moment dat het zover is. Nijman: “Dan ben je zo weer weken verder. Het is dus echt belangrijk om hier aan de voorkant bij stil te staan. Informeer ook eens bij de bank: hoe gaat dat eigenlijk, als ik wegval? Overigens zijn bankzaken tegenwoordig vaak niet meer het grootste probleem, omdat veel ook online geregeld kan worden. Als iemand toegang heeft tot de bankcodes kun je al veel regelen.” Wat Nijman en Nobels vooral willen zeggen: “Denk er eens over na! Je kunt een stip op de horizon zetten voor het moment dat je wilt stoppen, maar je moet ook rekening houden met de achterdeur waar je stiekem tussenuit kunt glippen. Zorg dat die deur goed op slot zit. Je hoeft daar heus niet elke dag bij stil te staan, maar het is wel belangrijk te zorgen dat dingen geregeld zijn. Juist dan hoef je er niet meer elke dag over na te denken. Hooguit eens in de zoveel jaar even checken: klopt het nog, wat ik heb geregeld?”

Verantwoordelijkheid
Hoe groter je bedrijf, hoe meer je er bij moet stilstaan. Hoe meer personeel, hoe meer verantwoordelijkheid. “Je bent ook verantwoordelijk voor het inkomen van je mensen. Als jij er niet meer bent en je hebt vijf mensen in dienst, dan moet alles wel - in elk geval voorlopig - doorlopen.” Over de medewerkers gesproken, voor hen is het belangrijk te weten wat ze moeten doen wanneer hun werkgever onverwacht wegvalt. “Is er een protocol? Als dat niet het geval is, dan zullen medewerkers in sommige gevallen met elkaar de zaken in eerste instantie praktisch regelen, planningen laten doordraaien. Dat kan, maar het is afhankelijk van de inzet van het personeel of het doorloopt. Ze kunnen ook zeggen: ‘er is geen leiding meer, dus we doen niks’. Als je niks geregeld hebt, leg je de verantwoordelijkheid bij medewerkers neer en is de voortgang van het bedrijf afhankelijk van hun goede wil.”

Ondernemerstestament
Ze noemden het al eerder: om te zorgen dat je nabestaanden en medewerkers ontzorgd achterlaat én om te zorgen voor de continuïteit van je bedrijf, is het belangrijk bij leven en welzijn op papier te zetten hoe je graag wilt dat zaken worden geregeld wanneer jij dat zelf niet meer kunt.

Weleens nagedacht over een ondernemerstestament? Met zo’n testament regel je vermogen, eigendom en zeggenschap na overlijden. En wat te denken van een levenstestament? Daarmee regel je het (tijdelijke) bestuur van je onderneming in noodsituaties waarbij je er nog wel bent, maar niet in staat bent je bedrijf aan te sturen. Daarover later meer. Eerst het ondernemerstestament: is er geen testament bij overlijden? Dan bepaalt de wet wie de erfgenamen zijn en erven de nabestaanden automatisch voor gelijke delen, ongeacht of zij verstand van zaken hebben als het aankomt op de bedrijfsvoering. Wanneer er onenigheid is of ontstaat tussen de erfgenamen, of de erfgenamen blijken uitermate ongeschikt - en dit zegt niets over de persoonlijke band die er is -, kan de continuïteit van het bedrijf in gevaar komen. Bovendien, als je als ondernemer een partner en kinderen achterlaat en er is geen testament, dan komen volgens de wettelijke verdeling de onderneming en alle andere bezittingen automatisch onder beheer van de langstlevende echtgeno(o)t(e). Kinderen krijgen in dat geval hun erfdeel pas na het overlijden van de partner. Zonder testament kan het dus heel ingewikkeld worden als het de bedoeling was dat een van de kinderen de bedrijfsopvolger zou worden. Ook het benutten van de bedrijfsopvolgingsregeling (BOR) komt hier in beeld. Deze fiscale regeling maakt het mogelijk dat bij vererving minimale erfbelasting betaald hoeft te worden (zie ook kader).

Lang verhaal een beetje korter: door een testament op te stellen kun je als ondernemer zelf bepalen naar wie het eigendom en de zeggenschap van het bedrijf gaat in geval van overlijden en - ook niet onbelangrijk - naar wie juist niet. Zo kun je dus een bedrijfsopvolger aanwijzen en, door bewust na te denken over wat te doen in geval van overlijden, creëer je ook mogelijkheden om voor te sorteren op deze situatie, door de beoogde opvolger hierop voor te bereiden.

Zachte afspraken en wensenlijstjes
Regelen dus, mocht dat nog niet gebeurd zijn. “En tegelijkertijd - aangezien een ondernemerstestament niet altijd de voortgang van de bedrijfsactiviteiten in de eerste periode na overlijden regelt - zorgen dat je je wensen of verwachtingen hierover op papier zet. Daarbij gaat het niet om een juridisch document, maar om zachte afspraken. Met iemand die zorgt dat (op korte termijn, in de uitvoering) dingen in het bedrijf goed geregeld worden, om de continuïteit te waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld een vertrouwde medewerker zijn. De harde afspraken, zoals bankzaken en de belasting, komen neer op de erfgenamen. Zij mogen bepalen wat er met het bedrijf gebeurt; gaan we door of niet door? Om onrust en chaos te voorkomen, is het heel zinvol een wensenlijst, met een handtekening eronder, te maken. Eigenlijk heel simpel: ‘Als ik er niet meer ben, dan ligt daar of daar een document waarin precies staat hoe dingen in elkaar zitten en hoe ik graag zou zien dat dingen geregeld worden. Zet benodigde toegangscodes erin. Geef op papier aan wat medewerkers of nabestaanden moeten weten om in die eerste periode verder te kunnen”, aldus Nobels. Onderscheid maken dus, tussen het juridische en het praktische ‘de dagelijkse gang van zaken’ deel. “Dat eerste betreft de erfopvolging, dat ligt vast bij de notaris. Het tweede deel is weliswaar geen formeel document, maar wel van wezenlijk belang. Leg het in een bureaula of geef het bij iemand in bewaring en zorg dat medewerkers of bijvoorbeeld je partner weten waar jouw brief ligt, mocht zich een situatie voordoen waarin dit nodig is.” Nijman voegt hieraan toe: “Het is altijd goed om een wensenlijstje te maken, maar ben je er tevens van bewust dat zo’n brief geen rechtsgeldigheid heeft. De kracht van het wensenlijstje is afhankelijk van de wil van de eerste vinder. Daarom is het absoluut van belang ook formeel zaken te regelen, zoals met een ondernemers- of een levenstestament.”

Fysiek of mentaal in de kreukels
Terug naar de spreekwoordelijke boom. Je krijgt te maken met een ernstig ongeval of ziekte, maar je bent er nog wel. Van erfopvolging is dus nog geen sprake. Toch kunnen zich ook bij leven situaties voordoen waardoor je als ondernemer niet meer in staat bent je bedrijf te leiden. Allereerst moet er in zo’n geval onderscheid gemaakt worden tussen ‘fysiek in de kreukels liggen’ of ‘wanneer je niet meer van voren weet dat je van achteren leeft’.
“Je bent niet meer beslissingsbekwaam, en dan? Ook voor die situatie moet je bij voorkeur op voorhand bedenken wat je wilt en hoe je wilt dat het gaat. Als je bijvoorbeeld dementerend wordt, moet er het nodige geregeld worden. Wanneer je een rechtshandeling wilt verrichten -en dat is het al als je een broodje koopt in de kantine, maar gaat ook over zaken als een bedrijfspand of onderneming verkopen, contact met de belastingdienst, de bank et cetera)- dan moet je in staat zijn jezelf te vertegenwoordigen. Als je niks geregeld hebt van tevoren, moet je onder bewind gesteld worden en gaat je bewindvoerder je vermogen beheren. Dat kan iemand uit je omgeving zijn, een partner, een familielid, de notaris; alles kan, maar die persoon gaat dan voor jou handelen. Een papieren kwestie, maar altijd gedoe, je bent zo twee maanden verder. Voor zulke situaties is het dan ook goed een ‘levenstestament’ te maken; daarin leg je vast wie jij een volmacht geeft als je niet meer in staat bent jezelf te vertegenwoordigen. Dat kan zijn privé, zakelijk, medisch. Heel praktisch dus: een testament bij leven, naast je eigen testament dat in werking gaat bij overlijden. Je geeft daarmee je bevoegdheden weg, maar wel op een manier en aan de persoon die jijzelf bepaalt.” Wanneer gaat zo’n levenstestament in? “Dat is afhankelijk van de formulering van het levenstestament. Bij partners zeggen wij meestal: direct, maar dan is er sprake van een vertrouwensband. Bij een externe partij gaat een levenstestament pas in werking als een bevoegd arts heeft verklaard dat je niet meer in staat bent beslissingen te nemen. Dat is in zo’n geval niet je eigen huisarts, maar een onafhankelijk arts, een zogenaamde VIA-arts (Vereniging Indicerende en Adviserende Artsen).”

Doe een OASE scan
Hoe heb jij je zaken als ondernemer geregeld wanneer je onverhoopt uitvalt voor je bedrijf? Heb je er al eens over nagedacht hoe het verder gaat met het bedrijf als jij als ondernemer (langdurig) in de lappenmand zit? En wat gebeurt er als je onverwacht komt te overlijden? Nijman en Nobels adviseren elke ondernemer in elk geval een OASE scan te maken. OASE staat voor: Overlijden, Arbeidsongeschikt, Scheiden, Eerder stoppen met werken. “Zet per onderdeel op papier hoe je het zou willen. Denk er eens over na. En denk er vooral op tijd over na. De E - eerder stoppen met werken - is de stip op de horizon in het positieve geval, maar voor de rest geldt: laat het er niet op aankomen, maar hou de regie en regel deze zaken op voorhand. Dat hoeft niet allemaal in één keer en kan ook in samenspraak met een adviseur. Het belangrijkste is: stop niet je kop in het zand”, aldus Nijman.