Ondernemers moeten aan het einde van ieder boekjaar een balans opstellen. Op deze balans zetten ze zowel hun bezittingen als hun schulden. De balans dient mede als basis voor de berekening van de over het betreffende boekjaar verschuldigde belasting. Dit geldt zowel voor ondernemers die onder de inkomstenbelasting vallen als voor ondernemers die onder de vennootschapsbelasting vallen.
Om de verschuldigde belasting goed te kunnen berekenen is het van groot belang dat de posten voor de juiste waarde op de balans komen. Dat geldt ook voor de post onderhanden werk.

Voorraad
Maar wat verstaan we fiscaal eigenlijk onder 'onderhanden werk'? Als we kijken naar de bezittingen die op de balans staan, dan zien we meestal de bekende posten zoals bijvoorbeeld het bedrijfspand, de bedrijfsauto, de voorraad en vorderingen op afnemers. Onderhanden werk is in feite niets meer of minder dan een bijzondere vorm van voorraad. Het is alleen geen voorraad die op de schap ligt te wachten voor verkoop of om bij montage te worden verbruikt; het is een voorraad van nog op te leveren werk en nog te factureren werk.
Onderhanden werk onderscheidt zich van in eigen beheer geproduceerde voorraad doordat onderhanden werk in opdracht van een afnemer wordt verricht. In feite zou je dus ook kunnen spreken van onderhanden opdrachten.
Met andere woorden: onderhanden werk is werk in opdracht van een afnemer, waar de ondernemer al wel aan begonnen is, maar die hij aan het einde van het boekjaar nog niet heeft opgeleverd en nog niet heeft gefactureerd.

Moment van winstneming
Een gecalculeerde ondernemer zal proberen om de belastingheffing zo lang mogelijk uit te stellen. En omdat de belasting wordt berekend over de winst, betekent dat ook dat hij zal proberen om de winst op onderhanden werk zo lang mogelijk uit te stellen.
De hoofdregel is dat winst op onderhanden werk in ieder geval moet worden genomen op het tijdstip dat een werk wordt opgeleverd. Dat is het moment van de feitelijke overdracht aan de afnemer. Maar als het werk al voor de oplevering wordt gefactureerd of kan worden gefactureerd, dan moet het op dat moment al in de winst worden genomen.
Het is overigens niet altijd zo dat een onderhanden werk pas helemaal aan het einde van de afgesproken termijn wordt opgeleverd. In sommige gevallen kan een opdracht worden gesplitst in verschillende onderdelen die afzonderlijk al op een eerder tijdstip worden opgeleverd. Als er op het moment van de oplevering van een onderdeel ook al een vordering op de afnemer ontstaat, dan moet op dat moment voor op het opgeleverde deel van het werk al winst worden genomen. Ontstaan er geen deelvorderingen, dan kan winstneming worden uitgesteld tot het moment dat het gehele werk wordt opgeleverd of gefactureerd.

Niet direct aftrekbaar
Op de balans verschijnt dus de post 'onderhanden werk' indien het werk nog niet is opgeleverd of gefactureerd. Maar voor welk bedrag komt de post 'onderhanden werk' dan op de balans? Het onderhanden hebben van werk, brengt met zich mee dat er ook kosten worden gemaakt. Duidelijke voorbeelden van dergelijke kosten zijn het arbeidsloon (inclusief de sociale lasten) van het personeel dat bij het onderhanden werk betrokken is, en de kosten van gebruikte machines en gereedschappen. Deze kosten mogen niet direct in aftrek worden gebracht, maar moeten fiscaal gezien onder de post 'onderhanden werk' op de balans worden gezet. Zij blijven op de balans staan tot het moment dat de winst wordt genomen. De post 'onderhanden werk' bestaat dus uit de kosten die al wel worden gemaakt, maar fiscaal nog niet in aftrek mogen worden gebracht.
Het idee hierachter is dat de belastbare winst wordt berekend als de omzet minus de kosten. De omzet wordt pas in de belastingheffing betrokken zodra het onderhanden werk wordt opgeleverd of kan worden gefactureerd. Het is dan ook redelijk dat de kosten ook pas op dat moment in aftrek kunnen worden gebracht. Dit wordt bereikt door de kosten niet direct op het moment dat ze worden gemaakt in aftrek te brengen, maar ze op de balans te zetten tot het moment van winstneming.

Een ondernemer die werk onderhanden heeft, dient zich dus niet alleen af te vragen wanneer hij fiscaal belastbare winst moet nemen (het moment van oplevering of facturering), maar ook welke kosten direct in aftrek kunnen worden gebracht (het constante deel van de algemene kosten) en welke kosten als onderdeel van de post 'onderhanden werk' eerst op de balans moeten worden gezet en pas later bij de oplevering of facturering in aftrek kunnen worden gebracht.


Mr. C. Bruijsten, werkzaam bij Ernst & Young Belastingadviseurs te Arnhem. Tel. (026) 320 95 00.

Constante deel Overigens hoeven niet alle kosten op de balans te worden gezet. Er wordt namelijk een uitzondering gemaakt voor het zogenaamde constante deel van de algemene kosten. Kort gezegd gaat het daarbij om kosten die niet direct worden opgeroepen door de werkzaamheden, maar om kosten die de ondernemer toch wel had moeten maken, ongeacht of hij het werk had aangenomen, of niet. Hierbij kan worden gedacht aan de kosten van de directie (het salaris van de directeur) en de kosten van de administratie, maar bijvoorbeeld ook aan financieringskosten (rentelasten).