“Het lijkt wel of die medewerkers hier gewoon niet luisteren of dat het niet tot ze doordringt wat ik zeg. Zo vraag ik bijvoorbeeld aan mijn collega vorige week of hij voor mij een order wil controleren en nu is het nog niet klaar en die keuken moet uitgeleverd worden binnenkort. Dat is toch geen mentaliteit! En weet je? Dan ga ik het op een gegeven moment zelf maar weer doen, dan weet ik tenminste dat het goed gebeurt”. Tegenover mij zit een filiaalmanager van een keukenretailbedrijf. Hij moet veel te veel zelf doen en dreigt over te lopen. Als ik doorvraag in hoe hij zijn vraag stelt en wanneer, dan kom ik erachter waar waarschijnlijk de schoen wringt.

Ik zie nogal vaak dat het delegeren van werkzaamheden niet lekker loopt. Voor jouw gevoel ben je duidelijk geweest in je vraagstelling. Als je zelf die vraag zou krijgen, dan zou je het diezelfde dag nog uitvoeren, dat is jouw maatstaf. Anderen kunnen daar heel anders over denken. Hoe voorkom je nu al die ruis in 7 stappen:

Delegeren is het overdragen van jouw werkzaamheden aan je medewerkers of collega’s. Dat doe je niet in het voorbijgaan op de gang, maar daarvoor maak je een afspraak. Anders word je niet serieus genomen en ontstaan er misverstanden:

1. Begin met kleine taken te delegeren
o Dan kun je eerst uitproberen
2. Sta fouten toe
o Los het probleem niet zelf op en laat het de ander doen die de fout heeft gemaakt
3. Neem de taak niet terug
o Ook al vindt de ander het even lastig, coach diegene dan zodat het wel lukt
4. Zorg dat de verwachtingen duidelijk zijn
o Maak duidelijk welk eindresultaat je verwacht en maak je afspraak SMART*
5. Geef medewerkers/collega’s de benodigde bevoegdheden
o Anders kan diegene je taak ook niet overnemen als er steeds verantwoording moet worden afgelegd
6. Zorg dat alle collega’s hiervan op de hoogte zijn
o Alle collega’s moeten weten dat hij/zij nu verantwoordelijk is voor de bepaalde taak
7. Check op vaste momenten (dat heb je SMART afgesproken).

“Eigenlijk gaat delegeren vooral over duidelijk zijn en SMART afspreken” zeg ik tegen de filiaalmanager. “Als je daarin nu tijd investeert, dan levert het je straks tijd en rust op. En je collega? Die laat je op deze manier zichzelf ontwikkelen. Hoe mooi is dat?”

Olga@qumedia.nl

* Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden