Nog steeds is de fax gemeengoed in de keukenbranche. Veel zaken blijken bestellingen nog altijd op de ouderwetse manier te versturen, zo merkte ook Ilonka du Pree van WoonWerk op in haar column in de vorige KIM. Wat de softwareproducenten betreft is een fax echter absoluut onnodig. Bestellen via de digitale weg is volgens hen uitstekend mogelijk en veel handiger, ook als leveranciers met andere programma’s werken.

Afstemming
“Dat vraagt echter wel een investering van diezelfde leveranciers”, zegt Marcel Kramer van Carat Nederland. Carat biedt een totaalsoftwarepakket voor de keukenbranche, geschikt voor de hele bedrijfsvoering. Daarin is overigens alleen voorraadbeheer niet opgenomen, omdat keukens normaliter per commissie worden besteld. “Het gebruik van software neemt toe, alleen het elektronisch bestellen gebeurt nog te weinig”, zo ervaart Kramer ook in 2010.
Belangrijke oorzaak is volgens hem dat de software van veel leveranciers technisch niet is afgestemd op die van de detaillist. Dit kan echter worden verholpen door het standaard Electronic Commerce protocol, kortweg e-Com. Kramer: “Een aantal grote fabrikanten gebruikt reeds e-Com en heeft daarmee een afstemming met andere programma’s. Maar veel kleinere leveranciers zijn nog niet zover. Het kost geld, maar het is een heel nuttige investering.” Carat is klaar voor e-Com, zegt Kramer. “Iedere leverancier die met e-Com wil gaan werken kan bij ons terecht.”

Eenheid
Marc Sinnige van Simar beaamt dat elektronisch bestellen bij meerdere leveranciers met ieder hun eigen systeem, geen enkel probleem hoeft te zijn. Het gaat, zo zegt hij, om de ‘eenheid van taal’ in de elektronische communicatie. “Elektronisch bestellen is bij apparatuurleveranciers, maar ook bij sanitairgroothandels, al goed ingevoerd. Bij keukens is het ingewikkelder, omdat de artikelen complexer zijn. De Simar-software biedt hiervoor oplossingen. En als er geen EAN-code (Europese Artikelnummering) mogelijk is, kan er bovendien gemakkelijk met email en PDF besteld worden, waarbij de artikelinformatie kan worden aangevuld met ontwerptekeningen. Ook daarvoor is onze software geschikt. Een fax is echt onnodig.”

Realistischer
Ook met software van WinDesign kan de detaillist zijn totale bedrijfsvoering regelen. Van het ontwerp van de keukens tot het bestellen, factureren en voorraadbeheer. De nieuwste versie van WinDesign is aan de hand van marktonderzoeken onder de gebruikers, vernieuwd en verbeterd.
“Het gebruiksgemak wordt steeds groter, de tekeningen mooier en realistischer”, zegt Rick Verhoeff van WinDesign. “We werken steeds meer met 3D-beelden. Het is een prachtig systeem, dat ook voor de niet-computerdeskundigen heel eenvoudig te bedienen is. Een wizard leidt je door het hele programma en alle informatie is in het Nederlands. Het is even een investering, maar uiteindelijk verdient het zich snel terug. Er is voor keukenbedrijven in ieder geval geen enkele noodzaak meer om nog een fax te gebruiken. Bovendien geven we trainingen en cursussen voor gebruikers. Hoeveel makkelijker kan het nog worden?”
Ook Verhoeff ziet dat steeds meer keukenzaken gebruik maken van softwareprogramma’s. Hooguit is er nog enige terughoudendheid bij de ‘maatwerkjongens’, oftewel de detaillisten die dure keukens verkopen.
“Kennelijk zijn die detaillisten bang dat ze met software toch niet het optimale maatwerk kunnen leveren, of dat het te ingewikkeld is. Maar juist ook voor dat maatwerk is WinDesign verder vereenvoudigd en gebruiksvriendelijker gemaakt. Het is makkelijk om in het programma voorbeeldkeukens volledig aan te passen aan de wens van de klant. De maatwerkdetaillisten hebben vaak maar een paar keukens in hun showroom staan. Maar met ons programma hebben ze een showroom met duizenden keukens.”

BTW
Nieuw aan WinDesign is verder dat het btw-tarief eenvoudig kan worden ingesteld op zes procent. Deze zes procent-regeling heeft de overheid voor bepaalde vormen van montage en installatie ingevoerd, met als doel de bouwsector te stimuleren. Verder is de WinDesign-software zo aangepast dat detaillisten nog makkelijker kunnen uitleveren.
Veruit de meeste merken keukens, apparatuur en werkbladen zijn in het softwareprogramma van WinDesign opgenomen. “Wij voeren telkens de meest actuele gegeven in onze systemen in. Er zijn eigenlijk geen leveranciers die niet meewerken. Het kost ze niets en het is in hun eigen voordeel.”
Ook Simar heeft zeer recent een update uitgebracht waarmee de zes procent btw-regeling eenvoudig kan worden toegepast. Marc Sinnige: “We hebben er veel energie ingestoken om dat te realiseren en onze klanten te helpen met nieuwe instellingen, factuur-layouts en dergelijke.”

Integratie
De vernieuwing van Simar staat, naast gebruiksgemak, onder meer in het teken van internet- en email-integratie. Zo kunnen klanten hun apparatuur automatisch via e-mail registeren, ten behoeve van de garantieregistratie. Alle klanten kunnen in een overzichtsscherm de voortgang van hun order volgen. Ook is email-integratie nu in alle functies aanwezig. “De in 2009 geïntroduceerde KeukenCreator, waarmee de consument z’n eigen droomkeuken kan ontwerpen op de website van de keukenvakzaak, heeft z’n weg naar de klant inmiddels gevonden”, meldt Marc Sinnige.
Ook is er een nieuwe, verder vereenvoudigde versie van Simar-Design verschenen. Nieuw is onder meer de mogelijkheid om een videofilmpje te maken van de ontworpen keuken. Dat filmpje kan de consument met Quicktime-software bekijken.
In het kader van 3D introduceert Simar de mogelijkheid van een groot LCD-scherm waar het ontwerp direct vanuit Simar-Design in 3D getoond kan worden. Sinnige: “Betaalbaar en het geeft een levendige 3D-voorstelling. Voordeel is dat de klant niet in een donkere ruimte hoeft, zoals met een beamer.”
Ook nieuw van Simar is de module ‘DIMS’, een geïntegreerd archiveersysteem voor documenten bij KIMS en SIMS. “Elektronische klantenmappen besparen veel tijd en iedereen kan snel alle informatie zien”.

Onontbeerlijk
Simar kent een flink aantal ‘power-users’, keukenbedrijven die de software tot in de finesses kennen en toepassen. Maar anderzijds laten veel zaken nog mogelijkheden onbenut, aldus Sinnige.
“Succes vraagt een optimale prijs/kwaliteitverhouding, zeker in deze tijd. Bedrijfsbrede software is daarbij onontbeerlijk. Dat begint bij een goede website en gaat via een optimale orderverwerking naar goede managementinformatie om de juiste bedrijfsbeslissingen te kunnen nemen. Zo kan je je concurrentiepositie versterken.”
Het moeilijke economisch klimaat leidt wel tot een toenemende belangstelling voor het gebruik van de managementfuncties, zegt Sinnige. “De belangstelling voor Simar Dashboard en voor de mogelijkheid van managementrapportages via administratieve software groeit. Ook worden steeds vaker webtechnieken ingezet om de klant te bereiken. Keukenbedrijven maken meer werk van hun website.”
Ook Marcel Kramer van Carat vindt dat de keukenbranche veel meer digitale hulpmiddelen moet gebruiken. “Wij zien dat keukenzaken best zoeken naar een manier om zich te onderscheiden. Maar de stap naar verdere digitalisering vraagt een belangrijke omslag in het denken en het kost tijd en geld. Maar als je als keukenbedrijf je foutkansen in het plan- en bestelproces wilt verkleinen moet je open staan voor nieuwe technieken. Goede en professionele software kan helpen je opbrengsten op peil te houden. Dat is zeker in deze tijd heel belangrijk.”